'En Dios Confiamos, los demás deben traer datos'

En esta era híper-digital, tenemos una desconcertante dependencia de datos e información. Esta dependencia tiene un peso mayor hoy en día que en el tiempo de W. Edwards Deming, el que acuñó la frase utilizada para el título de este artículo.

Se suele pensar que solo las grandes empresas necesitan recolectar datos. Sin embargo, la recopilación de datos tiene gran importancia para las organizaciones sin fines de lucro al igual que las organizaciones con fin de lucro. Los datos pueden informarle sobre su ministerio, las necesidades congregacionales, pueden ayudar a construir relaciones con sus donantes, y pueden evaluar el rendimiento de sus programas.

Las iglesias utilizan los datos de diferentes maneras. Los pueden utilizar para registrar la asistencia al culto, revisar la asistencia de la escuela bíblica de vacaciones, mantener información de contacto, E.T.C. Por ende, la seguridad del manejo efectivo de datos es indispensable ya que detrás de cada estadística existe un individuo.

Un software de gestión para iglesias (comúnmente conocido como ChMS por sus siglas en inglés) no sólo almacena los datos en una sola nube, sino que también puede simplificar las tareas administrativas recurrentes relacionadas con:

  • Membresía, incluyendo el seguimiento de la asistencia, directorio de miembros, portal de extensión para miembros, herramientas administrativas para eventos, voluntarios, calendarios y grupos pequeños, intereses/dones espirituales, programas de registro en guarderías y correo electrónico.
  • Contabilidad, incluido el seguimiento a los donantivos, el procesamiento de las donaciones y los pagos en línea, la gestión de las donaciones planificadas, el seguimiento de las contribuciones y las ofrendas, la administración de las subvenciones, recibos y extractos.

Si está listo para explorar cómo un software de gestión puede ayudar a su iglesia, primero identifique lo que su iglesia necesita de un sistema. Considere también las debilidades de sus procesos actuales. Tenga en cuenta que los proveedores ofrecen soluciones robustas que pueden exceder las necesidades. Anticipe cuidadosamente sus necesidades a largo plazo, la capacitación y el personal que necesite para utilizar un sistema avanzado.

Después de identificar sus necesidades básicas, está listo para decidir que herramientas usar. Asegurese de:

  1. Evaluar el software en función de sus necesidades . Examine si el sistema realiza las tareas de manera eficiente. ¿Cumple con sus necesidades definidas facilmente? Piense en los informes que ejecuta de forma rutinaria y en la información que le gustaría obtener.
  2. Identificar quién en su iglesia administrará y usará el software y para qué propósito. Evalúe y compare las opciones. Algunos softwares populares en las iglesias son: 
  3. Elabore una lista de selección a partir de su investigación y realice un análisis de costo-beneficio. Incluya factores como el mantenimiento, la administración, la capacitación y la dotación de personal.

Una vez que haya determinado sus necesidades, el siguiente paso es solicitar una demostración gratuita a los proveedores. Haga que todas las personas interesadas asistan a la demostración guiada y que cada una de los asistentes trabajen de forma independiente a través de la prueba gratuita. Si el ChMS no es lo suficientemente intuitivo para que el personal realice tareas rutinarias como encontrar el número de teléfono de un miembro o sacar un informe financiero, es posible que no sea el software para usted.

Es importante recordar que el software de gestión para la iglesia no es de talla única. Al tomarse el tiempo de forma proactiva para identificar su presupuesto, necesidades realistas y expectativas de uso, estará mejor preparado para tomar una decisión informada en la selección de su software. La planificación previa de estos pasos le ayudará a evitar la pérdida de tiempo debido a reconstrucciones o a tener que integrar y formar al personal en un software diferente que mejor se adapte a sus necesidades.

El uso de datos y software permiten a las iglesias comunicarse más rápidamente con los miembros, ayudan a organizar los datos financieros y administrar los recursos para lograr un impacto en el ministerio. Si usted se informa y capacita a los líderes adecuadamente, un ChMS puede hacer que su ministerio sea más efectivo, estratégico y hecho a la medida de sus miembros, invitados y la comunidad. 

Este artículo fue escrito por Dan Hoag. Hoag es un metodista unido de por vida que actualmente está construir un nuevo Sistema de Administración de Relaciones con el Cliente para Comunicaciones Metodistas Unidas. Fue traducido por Pablo Sarria-Quezada.